À compter du 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse ?

Sont principalement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, les professionnels à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.

En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation :

  • les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;
  • les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels.

Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou système de caisse sécurisé ?

Les nouvelles règles ne créent pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse sécurisé pour réaliser ses encaissements. Le choix est laissé à chaque professionnel. Toutefois, dès lors qu’il dispose d’un logiciel ou d’un système de caisse, il doit être sécurisé.

L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse, y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne.

Sont également concernés, les logiciels dits libres ou développés en interne.

Remarque : Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.

Quelles sont les justifications à produire et les sanctions ?

Pour s’assurer que leur logiciel ou système de caisse est sécurisé, les contribuables doivent obtenir :

  • une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration ;
  • ou un certificat délivré par un organisme accrédité.

Remarque : Pour les logiciels multi-fonctions, seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement sont à certifier.

Le certificat ou l’attestation peut être demandé par l’administration fiscale :

  • à l’occasion d’une vérification de comptabilité ;
  • lors d’un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation ou de certification sera soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système non utilisé, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.